Viol 3: Biometria öppnar för förlängd övergångstid

I dag har Biometria dubbelt så mycket personal på sin kundservice som för två år sedan och nu ligger de i startgroparna inför den omfattande övergången till det helt nya systemet Viol 3 som drar igång på fredag. Viol är ett gemensamt it-system för hela virkeskedjan och obligatoriskt att använda, så övergången berör aktörerna i alla led – från skördaren till industrins inmätning.

Under inledningen av denna vecka har SKOGEN granskat denna gigantiska omställning som kommer att pågå under sommaren och hösten. Från olika håll har vi stött på oro, inte minst från små aktörer som befarar stora kostnadökningar och tung arbetsbörda. I två artiklar har vi berättat om dels oron för kraftiga kostnadsökningar, dels de praktiska utmaningarna kring övergången.

Det är Biometria som är ansvarigt för både utveckling och utrullning av det nya systemet och i dag svarar Biometrias marknadschef Anna Forshell på SKOGENs frågor och de farhågor som har förts fram.

– Vi förstår att det finns oro, eftersom det är en stor förändring, men vi ser också ett stort engagemang från många håll. Vårt mål, och vårt uppdrag från branschen, har hela tiden varit att skapa ett system som gynnar hela branschen där både små och stora aktörer ingår. Viol 3 bygger på en gemensam vision om framtidens digitala infrastruktur för svensk skogsnäring och det arbetet har vi gjort tillsammans med många aktörer i branschen under flera år, säger Anna Forshell i en mejlintervju.

Bland dem SKOGEN har pratat med finns farhågor för att nya Viol kommer att vara ett trögjobbat system. Det kommenterar Anna Forshell så här:

– Viol 3 är ett helt nytt system som ska ersätta ett system som har trimmats och utvecklats under två decennier. Det är en utmaning. Vi vet att prestandan inte är optimal i alla delar ännu och vi är transparenta med det, men vi jobbar intensivt med optimeringar och det är först när systemet är i full drift som vi kan se hur olika användare faktiskt arbetar i det. Då vet vi var vi ska sätta in åtgärder för att förbättra användarupplevelsen.

Vi kommer att följa effekterna noga och är beredda att justera modellen om vi ser att det behövs utifrån hur systemet används i praktiken.

Ett mindre företag som SKOGEN har pratat med befarar att dess kostnader för Viol kommer att skena med tusen procent eller till och med mer. Är det rimligt med kostnadsökningar på runt tusen procent för vissa mindre företag?

– Vi har förståelse för att kostnadsfrågan väcker oro, särskilt bland mindre aktörer. Vår ambition har dock inte varit att höja priserna generellt, utan att införa en prismodell som är tydligare och mer rättvis. I Viol 3 är alla med och betalar för grundtjänsten, grundtjänsterna är paketerade för att vara relevanta för kundernas användande. Det innebär en förändring jämfört med den tidigare prismodellen i Viol 2 som var svår att överblicka och där det fanns stora variationer mellan olika kunder.

– Den nya modellen är mer transparent, med paketerade grund- och tilläggstjänster som tydliggör vad varje del kostar. För vissa aktörer kan dock förändringen innebära ökade kostnader, beroende på hur man använder tjänsterna och hur faktureringen tidigare såg ut.

– I samband med övergången till Viol 3 justeras priserna på it-tjänsterna. Priset på huvudtjänsterna höjs för att täcka ökade driftkostnader för den nya plattformen, samtidigt som Viol 3-tillägget successivt fasas ut. Tidsplan och detaljer kring dessa förändringar beslutas av Biometrias styrelse.

– Eftersom både paketeringen och prismodellen förändras är det svårt att göra en rak jämförelse mellan tidigare och nya priser. Den nya prismodellen och prislistan gäller från den 2 maj 2025. Vi kommer att följa effekterna noga och är beredda att justera modellen om vi ser att det behövs utifrån hur systemet används i praktiken.

Den verkliga kostnaden beror helt på vilka tjänster man använder och i vilken omfattning, så det går inte att ge ett generellt svar

De nya prislistorna har fått kritik för att vara svåra att förstå. Kan det handla om missförstånd? Vad blir i så fall den verkliga kostnaden?

– Vår ambition med den nya prismodellen är att det ska bli enklare för våra kunder att förstå fakturorna. Missförstånd kan handla om att man som kund blandar ihop tidigare prissättning och prismodell med den nya som nu lanseras. Den verkliga kostnaden beror helt på vilka tjänster man använder och i vilken omfattning, så det går inte att ge ett generellt svar utan att utgå från varje företags specifika förutsättningar.

– Biometrias tjänsteutbud är uppdelat på fem olika områden: Mätning, redovisning, transport och logistik, produktion och experttjänster. Inom de fyra förstnämnda har ett flertal artiklar paketerats ihop till en huvudtjänst. Dessa artiklar kommer inte längre att säljas separat utan ingå i huvudtjänsten. Det är en förändring jämfört med Viol 2, där tjänsterna inte var paketerade på samma sätt.

– För att få en korrekt bild av hur kostnaderna påverkas uppmanar vi alla att ta del av informationen på vår hemsida eller att kontakta sin kundansvariga hos oss. 

Ett mindre företag inom skogsförvaltning som SKOGEN har talat med arbetar i dag direkt i Viol 2, men säger att samma arbetssätt kommer att vara alltför tidskrävande i Viol 3 och att man därför även måste köpa ett nytt försystem som ytterligare ökar kostnaderna. Kan mindre företag använda systemet utan att behöva investera i försystem?

– Biometrias uppdrag är att skapa ett system som ska stödja hela affärskedjan, där både stora och små aktörer ingår. Systemet är konstruerat för att kunna användas direkt via Biometrias kundklient (direktinloggning i Viol 3). Mindre företag kan absolut använda Viol 3 utan att köpa in ett externt försystem. Det är en avvägning varje aktör får göra utifrån sina behov. Vår ambition har varit att skapa ett så tillgängligt system som möjligt, men det är samtidigt en komplex marknad där olika aktörer har olika krav. Vad kostnaden skulle bli om en aktör har behov av ett försystem är inget Biometria kan avgöra.

Finns det risk för driftstörningar i virkesflödet under övergången till Viol 3? Kan skogsägare påverkas negativt?

– Viol 3 är ett helt nytt system, och som med alla större systemomläggningar kommer det finnas en inkörningsperiod. Vi har därför valt en kontrollerad och stegvis övergång där aktörer går över i takt med att de är redo, vilket minskar risken för störningar. Med Viol 3 följer nya arbetssätt och det är mycket viktigt att man som aktör också ändrar rutiner och arbetssätt utifrån det nya systemet. Vi har planerat omläggningsperioden för detta och har både resurser och rutiner på plats för att kunna hantera eventuella problem effektivt. Vårt fokus under omläggningen är att säkra virkesflödet och betalningsflödena, det är centralt både för oss och för hela branschen.

Om vi ser att det behövs justeringar eller en förlängning av processen är vi beredda att agera.

Är två månader tillräcklig tid för övergången?

– Stängningen av Viol 2 för nya affärer sker den 1 juli, men omläggningen pågår ända till oktober då Viol 2 stänger för inmätning. Vi har haft en lång gemensam förberedelseperiod med våra kunder och medlemsföretag och följer utvecklingen noggrant under omläggningsperioden.

– Om vi ser att det behövs justeringar eller en förlängning av processen är vi beredda att agera. Vår främsta prioritet är en trygg övergång, inte att det ska gå så snabbt som möjligt. Samtidigt innebär drift av både Viol 2 och Viol 3 ökade risker och kostnader för hela virkesaffärskedjan. Därför är en begränsad omläggningsperiod viktig för att säkerställa stabilitet för hela branschen.

Finns det tillräckligt med resurser för att stötta kunderna?

– Ja, vi har under två års tid byggt upp vår organisation för att klara av att ge kunderna support. Vi är i dag dubbelt så många på vår kundservice som vi var för två år sedan. Dessutom finns ett dedikerat supportteam där vi har utbildningsinsatser och vägledning på plats. Vi vill att kunderna ska känna att de inte är ensamma i den här övergången, men vi vill understryka att varje företag också behöver ha förberett sin organisation för att klara övergången.

Hur många aktörer använder Viol?

– Vi har i dag 1 000 kundföretag och cirka 8 400 användare av systemet, allt från små entreprenörer till stora koncerner.

LÄS OCKSÅ: Stor vånda för Viol 3: ”Tusen procents prisökning”,
Viol 3: Så ska övergången göras säker,
Viol 3 blommar ut i vår