Viol 3: Så ska övergången göras säker

Cristian Brolin, tidigare digital chef på Södra, är i grunden optimist inför övergången till den nya generationen av virkeskedjans gemensamma it-system Viol som SKOGEN skrev om i går. Han har jobbat heltid sedan förra hösten med införandet av Viol 3 som han säger kommer att ge många vinster.

– Mätningarna kommer att bli mer exakta. Det blir starkare säkerhetsmässigt när alla loggar in individuellt i stället för med lastbilskort. Det bli enklare att förstå vad som står i avtal och kontrakt. Grunden är att det ska bli en förbättring. Annars har vi gjort det i onödan, säger Cristian Brolin.

Några andra exempel är att den nya versionen skapar framtida möjligheter inom ai och automatisering som den gamla inte klarar. Kort sagt kommer allt enligt honom att bli bättre än med dagens system – men:

– Det kommer nog att ta ungefär ett år innan man börjar märka förbättringarna.

Viol 3 måste först integreras i alla andra system. Dessutom kommer enligt Cristian Brolin inte all funktionalitet som alla behöver att finnas på plats när den nya versionen släpps.

– Från början har inte Viol 3 allt som Viol 2 har, det kommer att uppdateras efter hand. På Södra har vi exempelvis vissa affärsformer som är specifika bara för oss, de är inte med i första leveransen utan kommer senare. Det är en liten försämring i början, men på sikt kommer det att lösa sig.

Under tiden som alla system uppdateras och personal lär sig använda Viol 3 finns det enligt Cristian Brolin också risk för driftsstörningar.

– Virkesflödet – det vill säga blodomloppet i skogsnäringen – från skog till industri blir under en period inte lika snabbt som i dag. Man kommer att få olika typer av teknikproblem. Det kan leda till försörjningsproblem för industrin. Det värsta som kan hända är att vissa industrier får dra ner på produktionstakten och i värsta fall stänga av helt. Det är ett mardrömsscenario, säger han.

Mer sannolikt är att allt bara att gå litet långsammare i början, men ganska snart bli stabilt igen, tror Cristian Brolin.

– Under sommaren sker färre virkesaffärer. Man kan se en dipp i produktionstakt under några månader, men man har en enorm förmåga att lära sig snabbt.

Anledningen till att det är nervöst är att hela branschen byter samtidigt.

Även skogsägare kan komma att påverkas.

– Man kanske får vänta längre för att få avverka och få betalt. Alla kommer att vilja säkerställa att mätningen har blivit rätt med nya systemet. Det tar ett tag innan man kan lita på nya system. Det skapar osäkerhet och fördröjningar, säger Cristian Brolin.

Han förstår att många aktörer känner oro och osäkerhet inför övergången.

– Anledningen till att det är nervöst är att hela branschen byter samtidigt. Det är svårt att känna i magen hur bra detta kommer att fungera i ett system med så många olika yrkeskategorier och företag inblandade.

Biometria medger att utmaningen i ett så omfattande systembyte är stor. I en artikel på biometria.se i mars skriver man bland annat att den egna it-avdelningen, som genomför sjösättningen, ”står inför en leverans där de egentligen inte vet hur det kommer gå och de är ödmjuka att detta kommer kräva arbete”.

Man konstaterar också att man måste blicka bortom själva lanseringen mot nästa steg, driftläget, där alla kunder börjar arbeta i systemet.

– Då kan vi på ett effektivt sätt förstå användarnas behov för att sedan uppnå önskad effekt. Vi på it-avdelningen vill förstå vad användarna tycker, hur de upplever plattformen och vad de vill förbättra, säger Ted Danielsson, produktområdeschef, till biometria.se.

För det första är systemet sämre och tar längre tid, när det borde vara rationaliserande. Sedan har vi en tolv gånger högre kostnad. Det går inte.

Stora aktörer som Sveaskog och Södra har it-avdelningar som hjälper personalen. Mindre entreprenörer och åkerier har inte det och saknar kanske kunskap, men måste ändå vara redo den 2 maj.

En av de mindre aktörerna som har stött på problem inför övergången är förvaltningsbolaget Skogsegendomar i Väst. Företagets förvaltningschef Anders Josefsson säger att man inte har resurser att avsätta till utbildning.

– Biometria har jobbat mycket med support och utbildning och större bolag kör ju interna saker, men det möjligheten har inte vi. Vi kan inte avsätta tid till det, så vi har köpt tjänsten av konsultföretaget Svensk Virkesadministration för att vara med i denna fas och genomföra detta. Alla måste lösa det på sitt sätt, vi kan inte skjuta till tiden, säger han.

Anders Josefsson är kritisk till bristande framförhållning och sen information från Biometria.

– Viol 3 har varit på g i över tio år, men vi blev ändå tagna på sängen. Det var först i januari som vi upptäckte att vi inte kan jobba direkt i Viol 3 på samma sätt som i Viol 2, utan att vi behöver ett försystem som kortar användningstiden i Viol 3. Viol 3 är mycket mer tidskrävande och tar mycket mer administrationstid. Vi tänkte att uppgraderingen ju ändå ska vara till det bättre, så detta gör de väl om, men nästa kalldusch kom när vi såg vad försystemet kostar – tre gånger så mycket som vi i dag betalar för Viol 2.

Anders Josefsson är klart bekymrad över hur företaget ska klara övergången.

– För det första är systemet sämre och tar längre tid, när det borde vara rationaliserande. Sedan har vi en tolv gånger högre kostnad. Det går inte.

Cristian Brolin på Södra vill avdramatisera utmaningen och uppmuntra till nyfikenhet.

– Vi har flera månader på oss. Det kommer inte att gå friktionsfritt, men vi behöver inte vara oroliga.

Han tycker att det är viktigt att hjälpa varandra.

– Ta kontakt, var nyfiken, lär dig. Biometria har en jättebra hemsida där man kan lära sig allt. Att inhämta mer kunskap gör att man blir mindre orolig, säger Cristian Brolin.

Det är litet som att vara ny på jobbet. Det tar några månader, sedan är man igång.

Han berättar att Södra till exempel har utbildat chaufförer med egna åkerier, som inte är anställda av Södra.

– Vi hade ingen skyldighet till det, men det gynnar oss att det funkar för dem i verksamheten.

Cristian Brolin uppmanar också chefer att ha tålamod när, som han säger, personalen ska ta sig över en kunskapströskel.

– I Viol 2 finns en erfarenhetsbank med problemlösningar. Nu måste man skapa en ny och det tar tid. Det är litet som att vara ny på jobbet. Det tar några månader, sedan är man igång. Men för den som är ny och aldrig har jobbat med Viol 2 kommer inte Viol 3 att vara svårare att lära sig, säger han.

LÄS OCKSÅ: Stor vånda för Viol 3: ”Tusen procents prisökning”